Comment être efficace au travail : annulez votre prochaine réunion !

Qui a eu récemment, dans son emploi, une journée entière sans interruptions, pour se concentrer sur un dossier ? Ne serait-ce même qu’une demi journée ?
Dans la vidéo que je partage ci-dessous avec vous, Jason Fried nous parle de la nécessité de se ménager de longues plages de concentration silencieuses, pour accomplir une “vraie tâche” au travail.

Pour être efficaces au travail, les introvertis ont besoin de calme et de concentration

L’une des grandes caractéristiques des introvertis est qu’ils préfèrent et sont plus efficaces dans les périodes de longues concentration que dans le “multi-tasking”. Pour les introvertis, plus que pour les autres, il est difficile de se plonger de nouveau dans son travail après une interruption. Avoir une journée morcelée de réunions et autres interruptions, rend donc difficile la réalisation des tâches complexes. Ceci est probablement assez vrai pour tout le monde, mais l’est encore plus pour une personne introvertie.

Une autre caractéristique que nous avons vue dans l’article “Etes-vous introverti ou extraverti” est que les extravertis aiment réfléchir à voix haute, cela leur permet d’organiser leur pensée, alors que les introvertis ont besoin de réfléchir en silence pour arriver à une conclusion, et n’aiment généralement pas dire leur opinion ou partager leur pensée à voix haute tant qu’ils ne l’ont pas organisée en silence dans leur tête.
Lorsqu’une personne, en face d’eux, parle constamment pour faire avancer sa pensée, cela a plus tendance à bloquer qu’autre chose les introvertis, qui n’arrivent finalement pas à organiser leur réponse.
Je caricature un peu et bien-sûr : avec un peu d’expérience et d’entrainement, beaucoup d’introvertis n’en sont pas à de tels extrêmes. Mais je pense que l’on peut avancer sans trop de risques que dans une situation où d’autres parlent (typiquement une réunion), un introverti est en désavantage par rapport à ses collègues extravertis. Il leur faudra plus de temps que les autres pour organiser leur pensée, en permanence interrompue par le bavardage des autres qui font avancer leur pensée, eux, en parlant.

Dans la revue Management de septembre, qui faisait l’éloge des managers introvertis, un patron introverti avouait : “je ne me prononce pas pendant la réunion. C’est après coup seulement, une fois que j’ai pu peser le pour et le contre à tête reposée, que je fais part de ma décision” (Etienne Capon, directeur de la Ligue nationale de handball). Même pour un introverti de haut niveau, il reste difficile de se prononcer à chaud.

L’organisation du temps en entreprise est-elle favorable à l’efficacité des introvertis ?

Dans la vidéo qui suit, Jason Fried affirme entre autres qu’aujourd’hui, la “journée de travail” a été échangée par une “journée de moments de travail”. La journée est morcelée en de nombreuses petites tâches interrompues sans cesse par des choses urgentes à faire.

Il rappelle que pour être créatif ou résoudre un problème difficile, il faut disposer de longues plages de temps continues. Souvent, les gens essaient de travailler de chez eux pour se concentrer, ou ils viennent au bureau tôt le matin, ou ils aiment travailler dans le train, dans l’avion… Lorsqu’on leur demande où ils aiment s’installer pour se concentrer sur un dossier, ils répondent rarement “à leur bureau”…

Il fait une comparaison intéressante : le travail est un peu comme le sommeil. Il y a des phases à travers lesquelles on doit passer pour s’endormir profondément, et si ces phases sont interrompues, on ne peut arriver dans le sommeil profond. Pour le travail, c’est ressemblant : il faut passer par plusieurs phases de concentration pour entrer dans la concentration profonde sur un problème. Lorsque l’on est interrompu, il faut repasser par toutes ses phases pour se concentrer de nouveau. On perd donc beaucoup de temps à s’y remettre.

Il ironise sur les meetings : ce n’est pas du “travail”, ce sont des discussions sur des choses à faire plus tard. En plus, les réunions ont tendance à procréer : une réunion en appelle une autre pour résoudre le problème qui a été créé par la première.

Dans cette vidéo, ces problèmes sont présentés comme les problèmes de tous (il n’est pas fait allusion aux introvertis). Cependant, je pense que ce qui y est dit est particulièrement vrai pour les introvertis.
Les journées remplies de réunions sont contre-productives pour les introvertis pour deux raisons :

  1. La réunion n’est tout simplement pas l’environnement dans lequel un introverti donne le meilleur de lui-même (souvent, ils sont moins bons que les autres pour émettre leur opinion en réunion, réfléchir rapidement en réunion, être créatif en réunion, etc…)
  2. Morceler une journée par des réunions empêche les introvertis de se réaliser là où ils sont généralement meilleurs que les autres : se concentrer longuement sur un problème complexe pour offrir une solution ou une innovation originales.

La solution pour une efficacité maximale des introvertis ?

Jason Fried termine sa présentation par trois suggestions pour des entreprises plus efficaces :

  • Organiser à intervalle régulier un jour où l’on ne parle pas dans le bureau (vous imaginez ? le rêve !)
  • Remplacer le plus possible les meetings par les outils de communication électroniques (emails, messageries instantanées)
  • Annuler tout simplement son prochain meeting ! Vous réaliserez que tout se passera bien, la terre ne s’arrête pas de tourner.

Ces suggestions ne sont-elles pas des solutions rêvées pour les introvertis ?

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Et vous, que pensez-vous de vos journées au travail ? Dans quelles situations vous sentez-vous le plus dans votre élément pour accomplir un travail complexe ?

Crédits photo : Jonas K. – Flickr