Comment animer une réunion quand on est, par nature, plutôt calme, discret ? Quand on n’est pas très spontané ? Quand on n’est pas particulièrement à l’aise avec des prises de paroles devant un groupe ? Autant de questions qui empêchent souvent de dormir les personnes introverties. C’est particulièrement criant quand on souhaite prendre des responsabilités au travail : c’est sur ce genre de performance que l’on va être jugé.
Mais même si vous n’en avez pas tellement l’occasion professionnellement, vous en avez peut-être l’occasion parfois sans vous en rendre compte… par exemple, vous avez des amis à dîner chez vous, et vous aimeriez entretenir la discussion du groupe. Vous vous sentez responsable du bon déroulement de la discussion du groupe. Ça vous parle ?
Le problème, dans toutes ces situations, c’est qu’il nous manque l’énergie nécessaire. On n’est pas à l’aise.
Alors comment animer une réunion de ce type si on n’est pas à l’aise dans ces situations ?
Longtemps, j’ai cru que pour animer une réunion : il fallait « jouer à l’extraverti ». Je ne le posais pas dans ces termes là, bien-sûr… car j’ignorais, à l’époque, l’existence des pôles introverti et extraverti.
Mais ce que j’imaginais, c’est que pour montrer que j’étais à l’aise dans une réunion professionnelle, il fallait :
- Etre plein d’entrain et d’énergie
- Dire de petites blagues de temps en temps pour alléger l’atmosphère
- Avoir l’air cool et susciter l’admiration chez les autres
- Avoir très sûr de soi et charismatique
- Etc
En fait, quand on y réfléchit bien : quel est le but de la réunion ?
Prenons par exemple une réunion de projet : le but est de faire le point sur l’avancement du projet. Sur ce que chacun a fait, sur les points qui étaient à faire, et ceux qui restent à faire. Sur les objectifs de l’équipe d’ici la prochaine réunion.
C’est évident ? Oui, probablement.
Mais on a tendance à l’oublier quand on voudrait en mettre plein la vue et être un bon « leader » pour la réunion.
Car, pour atteindre l’objectif affiché de faire un point sur le projet, il faut en fait :
- Dire un résumé des faits : où on en est ?
- Faire parler chaque membre de l’équipe pour qu’il présente son travail
- Remercier les autres pour leur participation et l’avancement
- Résumer ce qu’on s’est dit et fermer la discussion.
Par exemple.
Pareil pour le dîner avec vos amis à la maison. L’objectif est que ça se passe bien, pas de montrer que vous êtes le centre des attentions.
Et pour ça, il suffit de poser deux-trois questions, de relancer les gens, d’écouter…
Animer une réunion, finalement, ce n’est pas plus compliqué. Même (surtout) quand on est introverti.
On se met souvent des objectifs très hauts… et difficiles à atteindre avec notre tempérament. On se demande comment parler en réunion, pour avoir de l’impact, de manière efficace, avoir du charisme, etc…
Et pourtant, ces objectifs sont inutiles.
Personnellement : préférez-vous une personne qui anime une réunion en ne parlant que de lui ?
Ou une personne qui donne sa place à chacun et s’intéresse sincèrement aux autres ?
La réponse est probablement évidente… à méditer.
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